Как получить максимум от выходного интервью

Выходное интервью – это исследование, которое проводится с целью получения информации от сотрудников, покидающих компанию. Оно может проходить, как в форме интервью, так и в форме анкеты.

Каким же образом происходит выходное интервью? В процессе подобного исследования возможно изучение следующих вопросов: касающихся заработной платы и прочих льгот, условий труда, возможности для карьерного роста, признания деятельности сотрудников руководителями, качества и количества рабочей нагрузки, а также отношения с сотрудниками и руководителями. 

Но в этом и заключается проблема. Можно охватить большое количество вопросов, однако каждая компания уникальна, как и цели, которые она преследует при выходном интервью. Придерживаясь утверждения «один размер для всех» или применяя методы, основанные на догадках – сразу обрекать ваше исследование на неудачу. А что самое главное, вы тратите время и деньги, однако упускаете возможность получить важную информацию, которая бы помогла в решении проблем компании.

Не имеет значения, какой тип выходного интервью используется и с кем оно проводится, первые вопросы всегда остаются неизменными. А именно:

· Какую информацию вы хотите получить в процессе исследования?

· Каким образом вы будете использовать полученные данные?

С виду эти вопросы кажутся достаточно простыми, однако ответы на них зачастую бывают неоднозначными.

Что Вы хотите узнать? Каким образом выходное интервью поможет в ведении дел компании? Пытаетесь ли вы удержать сотрудников? Последует ли потом улучшение процесса обучения и развития? Изменятся ли отношения с клиентами? Или ваша цель усовершенствование лидеров? или Снижение уровня девиантности среди сотрудников? И Повышение этической культуры персонала?

Большинство компаний используют выходное интервью для выяснения причин ухода своих сотрудников, а также для того, чтобы определить, насколько они являются квалифицированными. Следует отметить, что использование выходного интервью с целью удержания сотрудников является очень эффективным, ведь помимо ответов на интересующие вопросы оно дает еще много прочей полезной информации. Опросник всегда используется в соответствии с теми или иными потребностями, потому для начала их необходимо обязательно выяснить.

Каким же образом можно применить полученные в процессе исследования данные? Перед тем, как приступить к процессу реконструкции выходного интервью одной компании, которое существует уже около 10 лет, я обратил внимание на то, вопросник был необычайно длинным и состоял более чем из 200 пунктов. Я спросил их: «Зачем вам такое большое количество вопросов? На что, один из менеджеров ответил мне: «На всякий случай, вдруг нам когда-нибудь понадобится эта информация». Подобный подход несет не только огромные финансовые расходы, но и является неуважением к личному времени респондентов.

Каждый вопрос, который имеет место в выходном интервью, должен быть связан с одной или несколькими проблемами данной компании, которые необходимо проанализировать и решить. Совершенно бесполезно будет задавать вопросы о росте и развитии, если в ближайшее время не планируются какие-либо изменения. А самое главное, задавая вопросы о различных проблемах, без плана их решения, вы можете сбить с толку респондентов, превратив новые неуместные вопросы в нерешенные.

При правильном планировании и эффективном мониторинге, данные, полученные в процессе выходного интервью, могут быть использованы при определении потребности в обучении, пересмотре компенсационных пакетов, развитии программ лидерства, уменьшении расходов и краж, а также улучшении отношений с клиентами. Также возможно применение полученной информации  в процессе разработки стратегии удержания работников или этических правил компании. Однако вопросы, которые дают возможность получить такие данные, должны быть тщательно отобраны и апробированы.

Важность выходного интервью

Очень часто процесс проведения выходного интервью считается очень щепетильным. Наибольшей проблемой является то, что этот вид исследования очень активно развивается, потому уровень контроля, пробного тестирования и планирования этого процесса оставляет желать лучшего. По этой причине, получив, в результате проведения исследования, ту или иную информацию, зачастую, интервьюеры не знают, что с ней дальше делать. Составленная наспех анкета или вопросник, безусловно, сэкономит время ее создателям, но о достоверности данных в этом случае говорить не приходится. Кроме того, в процессе такого исследования можно упустить информацию, которая является действительно важной.

Правильно подготовленное выходное интервью является мощным инструментом развития, оно может дать ответы на многие вопросы, чего не удастся найти ни в одной книге. Его не нужно будет изменять ближайшие несколько лет, ведь в нем полученные ответы можно сравнивать с теми, которые будут даны через определенный промежуток времени.

В таком исследовании должны быть учтены мельчайшие детали. К примеру, беседа с «глазу на глаз» может быть более эффективной, однако она имеет ряд минусов. Уходящему сотруднику может быть не комфортно говорить о той или иной ситуации в присутствии других людей, и, вряд ли, интервьюер сможет определить, скрывает ли что-то уходящий сотрудник, если только он не проходил подготовку в ЦРУ. В большинстве случаев, проведение исследования в письменном виде, если оно правильно организовано, является более подходящим вариантом, ведь при помощи него можно получить более подробные ответы, при этом респондент не будет смущаться или испытывать дискомфорт, как в беседе с глазу на глаз.

Также необходимо обратить внимание на время проведение выходного интервью. Опрос сотрудников в последние дни работы не даст достоверных данных, по той причине, что они все еще считаются работниками компании и, наверняка, обеспокоены тем, чтобы новый работодатель не услышал о них плохих отзывов. Ответы бывших сотрудников компании и тех, которые сейчас работают в ней, могут существенно отличатся друг от друга. Причем те, которые были получены от уволенных сотрудников, будут более правдивыми. Неплохо было бы связаться с сотрудниками, покинувшими компанию спустя некоторое время, а еще лучше – если с момента их ухода пройдет более года. В таком случае, они смогут хорошо обдумать отношение к бывшему работодателю и сравнить его с нынешним руководителем.

Детали очень важны в процессе проведения выходного интервью. Если полученные данные не обсуждаются и используются при принятии важных решений, а также, если информацию о них не получают заинтересованные стороны – значит они вскоре будут забытыми и проигнорированными в случае появления более важной информации.

Итак, с чего начать?

Во-первых, определить вашу реальную потребность в выходном интервью. В том случае, если вы используете эффективные методы получения необходимой информации, которые используются раз в год – выходное интервью для вас будет лишней тратой денег. Хорошим вариантом будет сравнить уже используемые методы исследования с методами выходного интервью, еще до его проведения. Это даст возможность выяснить, нет ли в них дублирующих элементов.

Во-вторых, определить, информацию о каких отделах вы хотели бы получить, после чего встретится с их руководителями. В том случае, если интересуют только HR-ры, было бы неплохо иметь план, каким образом будут оглашаться полученные данные.

В-третьих, выбрать понятные и надежные инструменты исследования, которые обеспечат развитие выходного интервью.  Поэтапный процесс начинается с детального ознакомления с вопросами, подготовленными для выходного интервью, группы сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте, определения структуры исследования и завершается этапом тестированием. В зависимости от размера компании и масштабов выходного интервью, это, в среднем, займет около двух недель.

И в завершении, необходимо создать план, при помощи которого будет обеспечиваться обратная связь для пользователей данными исследования. Каким будет формат, и как часто заказчики выходного интервью будут получать обратную связь? Несмотря на то, что это не первый этап, но от того, насколько правильно и четко он будет спланирован, зависит успех всего выходного интервью.

Читать похожие статьи:  Увольнение, как инструмент HR-брендинга